Пунктом 1.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці України, Мінюсту України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 року № 58 (із змінами та доповненнями) (далі - Інструкція) визначено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі - підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Пунктом 2.21-1. Інструкції, трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.

Записи в трудову книжку ФОП робить самостійно при прийняті на роботу відповідно до укладеного трудового договору, а також при його розірванні.

Заповнювати трудову рекомендовано кульковою або пір’яною ручкою з чорнилами чорного чи фіолетового кольору (п. 2.4 Інструкції).

Запис в трудовій підприємець засвідчує своїм підписом і печаткою (якщо є).