В даний час переважна більшість бухгалтерів формують та подають звітність щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (Звіт з ЄСВ) з використанням спеціалізованого програмного забезпечення, яке мінімізує появу технічних помилок. Проте навіть досвідчені бухгалтери не застраховані від можливих огріхів у звітності. Тож розглянемо шляхи виправлення найбільш типових помилок.

Якщо помилки у звіті з ЄСВ виявлено, коли строк подання звіту не минув, то можна до закінчення строку повторно сформувати і подати його — останній поданий звіт вважатиметься чинним.

Але пам’ятайте: не можна подавати тільки окремі таблиці з виправленими даними за поточний звітний період, тоді весь звіт вважатиметься не поданим.

Якщо ж строк подання звіту минув, виправлення проводимо залежно від виду помилки.

 У разі, якщо страхувальником не подавався Звіт за попередній звітний період (періоди), то у поточному звітному місяці НЕ ДОПУСКАЄТЬСЯ відображення сум нарахованого єдиного внеску застрахованим особам за попередній звітний період (періоди). У такому випадку страхувальнику необхідно подати Звіт із ЄСВ за попередній період (періоди) (як зазначено в п. 3 розділу V Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України 14.04.2015 № 435, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 06.05.2016 №682/28812 (далі Порядок №435)).

Звіт за попередній звітний період (періоди) до 2016 року, який не подавався, подається до органу доходів і зборів за формою, що діяла з 01 травня 2015 року.

1. Виправлення помилок в таблиці 5 та таблиці 7 Додатка 4

Якщо потрібно повністю скасувати відомості, зазначені в таблицях 5 та 7, подаються тільки скасовуючі документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу.

Якщо потрібно виправити будь який реквізит, зазначений в таблицях 5 та 7, подається скасовуючий документ, який містить таблицю з типом форми "скасовуюча" з помилковими реквізитами та таблицю з типом форми "початкова" з виправленими даними.

Якщо в таблицях 5 або 7 страхувальник не зазначив будь-якої дії щодо застрахованої особи з тих, що передбачені п. 8 та 13 розділу IV Порядку 435, він подає Звіт за попередній період, який містить: титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) з позначкою "додаткова" та таблицю 5 або 7 із зазначенням типу форми "додаткова", яка містить дані на цю застраховану особу. Звіт з позначкою "додаткова" не повинен містити таблиць 1-4 Додатка 4.

1. Виправлення помилок в таблиці 6

• Помилки в реквізитах (окрім сум) у таблиці 6

Якщо ви помилилися в реквізитах 6-16 та 22-25 (зокрема, у податковому номері фізособи – платника податку, категорії застра­хованої особи, кількості днів трудо­вих відносин тощо) таблиці б, то для ви­правлення відомостей слід діяти так: сформувати і подати дві таблиці 6 (одну – зі статусом “скасовуюча”, де вказують неправильний рядок, другу – зі статусом “початкова” та правильним рядком). До того ж фор­мують до них титульний аркуш з формою “скасовуюча”.

• Помилки в сумах зар­плати та ЄСВ у таблиці 6

Слід знати, що подання уточнюючих звітів у зв’язку з неправильно нарахованими сумами зарплати (доходу) та єди­ного внеску Порядком № 435 не передбачено.

Виявлену помилку у звітах за попередній період виправляють у таблицях 1 і 6 звіту за поточний період з обов’язковим зазначенням в ньому періоду, в якому допущено помилку.

У таблиці 6 на застраховану особу заповнюється рядок, у якому, крім іншого, у графі 10 вказується код типу нарахувань «2» або «3» залежно від помилки:

код «2» — для зарплати (доходу), нарахованої у попередніх періодах, на яку страхувальником самостійно донараховано суму ЄСВ;

код «3» — для зарплати (доходу), нарахованої у попередніх періодах, на яку страхувальником самостійно зменшено зайво нараховану суму ЄСВ;

У графі 11 проставляють місяць і рік, за який виправляється помилка, а в графах 17, 18, 20 і 21 — відповідні суми (зарплати) доходу та ЄСВ. Графа 20 заповнюється, якщо уточнюють суми утриманого ЄСВ за період до 01.01.2016.

У випадку здійснення перерахунку (збільшення або зменшення) суми різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) за минулі періоди також застосовуються типи нарахування 2 та/або 3. При цьому заповнюються лише графа 19 «сума різниці» та 21 «сума нарахованого єдиного внеску» таблиці 6. Тип нарахування 13 в таких випадках не застосовується.

Якщо нарахування заробітної плати здійснюється у поточному періоді за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, вияв­ленням помилок, то суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати періоду, у яко­му були здійснені такі донарахування, тобто до заробітної плати поточного періоду. Тому донараховану суму за минулі місяці просто додайте до зарпла­ти працівника за поточний місяць (у якому виявили помилку) і відоб­разіть у звіті за такий місяць.

Помилки, пов’язані з коригуванням відпрацьованого часу

Не секрет, що подекуди (найчасті­ше – у бюджетних установах) та­бель подають до бухгалтерії за кіль­ка днів до закінчення місяця. Тому може так статися, що працівнику закрили й оплатили останні дні робо­чими, а він зненацька захворів.

У такому випадку також доводить­ся коригувати не лише нараховану зарплату, але й дані таблиці б.

Виправляють цю помилку у два при­йоми:

- зменшують нараховану зарпла­ту. Для цього в окремому рядку таблиці 6 за звітний місяць відобража­ють суму надмірної зарплати та ЄСВ зі знаком мінус із зазначенням відповід­ного попереднього місяця.

- відображають ще одним ряд­ком нарахування лікарняних та ЄСВ. У ньому заповню­ють реквізит 9, де зазначають код “29”, “36”, “37”, “39”, а також у реквізиті 13 проставляють кількість календарних днів тимчасової непрацездатності.

Увага! Вносити від’ємні значення сум нарахованої зарплати (доходу) допустимо лише:

• у разі відображення сум пере­рахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу через тимча­сову непрацездатність, та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих за попередні періоди;

• у разі відображення сторнова­них сум відпускних за одночасного відображення допомоги з тимчасо­вої непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих за попередні періоди.

1. А.С. Матвєєнко - провідний інспектор

адміністративно-господарського відділу

Білгород-Дністровського об’єднаного

Управління Пенсійного фонду України Одеської області