Одним із головних обов’язків Пенсійного фонду України та його територіальних органів є забезпечення своєчасного внесення відомостей до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі- Реєстр). І це є не дивним, адже для призначення (перерахунку) пенсії, а також інших видів соціальних допомог, використовується вся актуальна персональна інформація щодо застрахованої особи, яка міститься в системі персоніфікованого обліку за період, починаючи з липня 2000 року. Поповнення Реєстру відбувається під час подання щомісячного Звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі-Звіт), що надходить від страхувальників (відповідно до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 № 435 у редакції наказу Міністерства фінансів України від 11.04.2016 № 441 (далі – Порядок № 435)).
Слід зазначити що незважаючи на те, що функцію прийому звітності покладено на органи ДФС України, Пенсійний фонд продовжує займатися обробкою всієї звітності, що надходить від платників єдиного внеску, а отже Звіти, які щомісячно подаються страхувальниками до органів ДФС України, потрапляють до Єдиної всеукраїнської бази даних. Після їх опрацювання та за умови відсутності помилок, відомості про заробітну плату застрахованих осіб, що вказуються в таблиці 6 Додатку 4 Звіту, автоматично переносяться до Реєстру, на основі яких, призначаються різноманітні соціальні виплати та допомоги.
На сьогодня спільною справою страхувальників та Пенсійного фонду України є проведення чіткої та налагодженої роботи щодо швидкого реагування на допущені помилки в поданій щомісячній звітності в розрізі застрахованих осіб, адже у разі подання звіту з помилками, відомості до Державного реєстру застрахованих осіб не потрапляють взагалі по всіх працівниках, а не тільки по тих особах, по яких було допущено помилки у звітності. Тому питання правильності заповнення вказаної звітності, залишається досить актуальним і має важливе значення як для роботодавців, так і для застрахованих осіб.
Слід зауважити, що чим скоріше буде виявлена та виправлена помилка в звітності, тим більш впевнено буде себе почувати кожний найманий працівник у майбутньому.
Типовими помилками страхувальників у таблиці 6 додатка 4 Звіту, які впливають на достовірність даних у Реєстрі є:
- некоректне відображення сум та періодів по листкам непрацездатності або нарахування та відображення сум відпускних за поточний та на майбутній періоди ( у випадку нарахування сум заробітку (доходу) за дні щорічної та додаткової відпустки, сум допомоги по тимчасовій непрацездатності та сум допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами необхідно відносити такі нарахування до місяців, за які вони нараховані (тобто до місяців, на які доводяться календарні дні оплачуваної відпустки, тимчасової непрацездатності і відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами), нарахування за різні місяці відображаються в окремих рядках );
- невірне зазначення П.І.Б. та ідентифікаційного коду застрахованої особи;
- звіт подано без заповнення всіх обов'язкових реквізитів. Актуальним питанням є вірне відображення інформації про основне місце роботи (ознака наявності трудової книги) та код категорії застрахованої особи (дана інформація важлива для визначення необхідності нарахування сум різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць);
- невірне визначення суми нарахованої заробітної плати / доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок (при визначені максимальної величини необхідно відносити суми нарахованої заробітної плати до бази нарахування місяця за який нараховані виплати, а не в якому вони нараховані);
- невірне відображення реквізитів (період за який проведено нарахування, кількість календарних днів перебування у трудових, ознака наявності трудової книжки) при нарахуванні виплат після звільнення застрахованої особи.
Також повідомляємо, що при поданні звіту засобами електронного зв’язку з використанням електронно-цифрового підпису страхувальнику в обов’язковому порядку надсилається квитівка №2 щодо наявності помилок у поданій звітності. Всі контролі, які проходить звіт, відповідають вимогам Порядка №435 формування та подання звітності. Отже, отримавши квитівку №2, яка містить повідомлення з типом «Помилка» та опис даної помилки, необхідно уважно прочитати зміст Помилки, зробити необхідні виправлення в звіті (ті самі дії страхувальник виконує при самостійному виявлені помилки), ще раз сформувати звіт та повторно подати звіт до закінчення терміну подачі звіту з дотриманням всіх встановлених вимог.
При виникненні проблемних питань по заповненню окремих таблиць форми «Додаток 4», що подається щомісячно до органів ДФС України та з метою отримання методичної допомоги, страхувальники можуть звертатися до Білгород-Дністровського об'єднаного управління Пенсійного фонду України Одеської області за адресою: вул. Єврейська,28 (приміщення Ощадбанку, 3-й поверх) та за телефонами: 6-05-53, 6-05-67.
Відділ ведення електронних реєстрів
та підтримки інформаційно-аналітичних систем
Білгород-Дністровського об'єднаного
управління Пенсійного фонду України
Одеської області