Помилки в персональних даних, яких припустилися в пенсійній або ЄСВ-звітності, можуть згодом обернутися неприємностями як для самого роботодавця-страхувальника, так і для застрахованої особи. Саме тому такі помилки потрібно обов’язково виправляти. Про те, як це зробити, ми з вами сьогодні поговоримо.
Умовно всі помилки в пенсійній і ЄСВ-звітності роботодавців можна поділити на два види: несумові помилки (коригування персональних даних або їх доповнення) і помилки в сумових показниках (база нарахування ЄСВ, сума ЄСВ).
Перелічимо реквізити, при заповненні яких страхувальники найчастіше допускають несумові помилки:
— громадянство особи (реквізит «Громадянин України»);
— код категорії застрахованої особи (реквізит «Код категорії ЗО»);
— реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, що мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта) (реквізит «Податковий номер або серія та номер паспорта»);
— П. І. Б. застрахованої особи (реквізит «Прізвище, ім’я, по батькові ЗО»);
— кількість календарних днів перебування в трудових/цивільно-правових відносинах (дата початку/закінчення трудових/цивільно-правових відносин), тимчасової непрацездатності, відпусток без збереження зарплати і у зв’язку з вагітністю та пологами;
— код підстави для обчислення стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства (спеціальний стаж) (реквізит «Код підстави для обліку спецстажу») тощо.
Важливо! Порядок виправлення помилки в персональних даних залежить від періоду, в якому її припустилися.
У звітних періодах до 2010 року, у звітних місяцях 2010 року, або у звітних місяцях починаючи із січня 2011 року.
Річ у тому, що облік застрахованих осіб та персоніфікований облік відомостей про суми заробітної плати (доходу) і страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2010 року ведеться згідно з Порядком № 7-6* Питання про подання звіту в органи ПФУ за звітний період з 1 січня 2010 року до 1 січня 2011 року і про виправлення помилок у цих періодах регулює Порядок № 26-1**. А на сьогодні формування і подання страхувальниками звіту про суми нарахованого ЄСВ здійснюються згідно з Порядком № 435***.
* Затверджений постановою правління ПФУ від 10.06.2004 р. № 7-6.
** Затверджений постановою правління ПФУ від 05.11.2009 р. № 26-1.
*** Затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.
Що ж, давайте розглянемо, як діяти бухгалтерові, якщо він виявив помилку, якої припустилися в
у звітних періодах до 2010 року.
При виправленні несумової помилки в пенсійній звітності, поданій за звітні періоди до 2010 року, керуємося Порядком № 7-6.
Незважаючи на те, що цей документ скасований, його використовують при виправленні помилок, яких припустилися за періоди до 2010 року (див. п. 2 постанови № 25-2****).
**** Постанова правління ПФУ від 03.12.2013 р. № 25-2.
Щоб виправити несумову помилку (помилку в П. І. Б. застрахованої особи, реєстраційному номері облікової картки платника податків (ідентифікаційному номері)), роботодавець:
по-перше, подає до відповідного територіального органу ПФУ заяву в довільній формі з проханням провести перевірку у зв’язку з виявленою помилкою в персональних даних працівника за періоди до 2010 року;
по-друге, за результатами проведеної перевірки заповнює необхідні коригуючі та/або скасовуючі документи за виявленими недостовірними даними про застраховану особу, форму ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» з відповідною відміткою.
Зауважте, що на підставі:
— форми ІНДАНІ з відміткою «коригуюча» в системі персоніфікованого обліку відбувається технологічна заміна попередньо накопичених відомостей в обліковій картці особи на актуальні відомості;
— форми ІНДАНІ з відміткою «скасовуюча» недостовірні відомості облікової картки вилучаються з переліку актуальних для використання, але залишаються в електронному архіві для збереження історії звітності.
Важливо! Якщо некоректними виявилися такі ключові реквізити первинного звіту, як код страхувальника, звітний рік, номер облікової картки застрахованої особи, код категорії застрахованої особи, код підстави для спеціального стажу, то страхувальник одночасно подає «скасовуючу» (повністю повторює всі раніше відображені відомості стосовно застрахованої особи) і «коригуючу (початкову)» (зазначає правильні відомості про застраховану особу) форми ІНДАНІ;
по-третє, заповнені форми ІНДАНІ супроводжує ярликом-розпискою і подає до відповідного територіального органу ПФУ.
У ДПІ нести такий звіт не потрібно!
Начальник відділу адміністрування, супроводження
інформаційних систем, електронних реєстрів та
захисту інформації
Марунченко Л. Д.