З 15 листопада 2017 року набрав чинності новий Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами (далі - Порядок), затверджений наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. № 557 (далі – Наказ №557).
Цей Порядок визначає основні організаційно-правові засади обміну електронними документами між суб’єктами електронного документообігу.
Зокрема, Порядком визначено, що електронний документообіг – це сукупність процесів створення, подання, приймання, ідентифікації, оброблення, зберігання, використання електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та (у разі необхідності) з підтвердженням факту одержання таких документів.
Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства та на підставі договору про визнання електронних документів, що визначає взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.
Крім цього, Порядком передбачено нові форми:
- заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів;
- повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису;
- заяви про припинення дії договору про визнання електронних документів;
- повідомлення про припинення дії договору про визнання електронних документів.
Договори про визнання електронних документів, що на день набрання чинності Наказом № 557 є чинними, продовжують діяти до виникнення однієї з таких підстав:
- отримання інформації від АЦСК про завершення строку чинності (або скасування) посиленого сертифіката керівника;
- отримання інформації з Єдиного державного реєстру про зміну керівника;
- отримання інформації з Єдиного державного реєстру про державну реєстрацію припинення юридичної особи;
- наявність в Реєстрі самозайнятих осіб інформації про зняття з обліку самозайнятої особи як платника податків в контролюючому органі;
- наявність у Державному реєстрі інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) у зв’язку зі смертю.
Вищезазначені підстави припинення дії Договору визначені пунктом 14 розділу III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами.