Зручність та оперативність – це ті критерії, які закладено в основу електронних сервісів, що стали надійними помічниками в отриманні важливої інформації як юридичними особами так і пересічними громадянами.

Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.2019 №1084 «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.

Скористатися новим сервісом «Надання скан-копій трудової книжки» роботодавці стосовно працівників та громадяни щодо себе мають можливість через особисті кабінети на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України, із використанням кваліфікованого електронного підпису.

Таким чином, до Реєстру застрахованих осіб буде внесено та накопичено інформацію щодо стажу застрахованих осіб для призначення пенсії у майбутньому або проведення допризначення.

З травня 2020 року впроваджено в промислову експлуатацію програмне забезпечення для опрацювання звернень «Скан-копія трудової книжки», які надійшли до органів Пенсійного фонду України. За результатами попереднього аналізу звертаємо увагу на деякі деталі, які необхідно урахувати перед тим як відправити зазначене звернення.

Нормативними документами, якими встановлено вимоги щодо ведення трудових книжок, підтвердження трудового стажу у разі відсутності трудової книжки та подання документів для призначення пенсії є:

• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального населення України 29.07.1993 №58;

• Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 р. №637;

• Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України 25.11.2005 № 22-1 (у редакції постанови правління Пенсійного фонду України 07.07.2014 № 13-1).

Скан-копії документів – це копії, які виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку).

Тож технічні вимоги до скан-копій наразі такі:

– кольорова скан-копія всіх сторінок первинного документу;

– читабельні, під час розгляду скан-копій приділяється увага реквізитам документа (назві документа, серійному номеру, даті видачі, печаткам, підписам, ПІБ власника) та записам (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 200-300 dpi);

– формат зображення – .jpg або .pdf;

– розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Звертаємо увагу, що оформлення записів має відповідати вимогам наведених нормативних документів.

Якісні скан-копії Ваших документів забезпечать можливість оперативної обробки та накопичення достовірних відомостей, які будуть використовуватися під час визначення права та призначенні пенсії. Тому, просимо враховувати вимоги нормативних документів щодо оформлення трудових книжок та їх скан-копій, що в подальшому забезпечить успішне і якісне опрацювання Вашого звернення та надасть змогу уникнути помилок.

Начальник відділу

супроводження інформаційних

систем та електронних реєстрів №5 Лариса МАРУНЧЕНКО