Обов’язок громадянина надати при укладанні трудового договору паспорт або інший документ, що посвідчує особу, визначено частиною 2 статті 24 Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП).
Основним документом, що посвідчує особу власника та підтверджує громадянство України, є паспорт громадянина України, що видається кожному громадянину України після досягнення 14-річного віку.
До паспортної книжечки при досягненні громадянином 25 і 45 років вклеюють нові фотокартки, що відповідають його вікові. Паспорт, в якому не вклеєно таких фотокарток при досягненні його власником зазначеного віку, вважається недійсним. Наразі при досягненні громадянином 25 і 45 років уповноважені органи оформлюють новий паспорт громадянина України у формі картки.
У теперішній час паспорт громадянина України у формі картки (ID-паспорт) оформлюється всім громадянам України. Паспорти у формі книжечки не оформлюються.
Прийняття посадовими особами організацій на роботу громадян без паспортів або з недійсними паспортами, — тягне за собою накладення штрафу в розмірі від 1 до 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (нмдг) (стаття 200 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Якщо паспорт втрачено, то громадянину видається тимчасове посвідчення, що підтверджує особу громадянина України.
Державна міграційна служба оприлюднила інформацію про зовнішній вигляд бланка паспорта громадянина України у формі пластикової картки типу ID-1 з безконтактним електронним носієм (ID-паспорт) з позначенням захисних зон та елементів захисту, а також про зміни в законодавстві щодо нових паспортів, яку затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2015 р.№302 "Про затвердження зразка бланка, технічного опису та Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, знищення паспорта громадянина України" (далі – технічний опис №302).
Лицьовий бік:
назва держави;
назва документа;
прізвище, ім’я, по батькові особи;
стать;
громадянство;
дата народження;
унікальний номер запису в Реєстрі № 5492;
номер документа (складається з 9-ти цифр та не містить позначення серії) ;
дата закінчення строку дії;
відцифрований підпис особи;
відцифрований образ обличчя особи.
Зворотний бік:
безконтактний електронний носій;
напис «ПАСПОРТ ГРОМАДЯНИНА УКРАЇНИ Є ВЛАСНІСТЮ УКРАЇНИ»;
оптико-змінне зображення відцифрованого образу обличчя особи та попарно відокремлені цифри року її народження;
дата видачі документа;
орган, що видав документ (код з 4-х цифр, встановлений ДМС) ;
місце народження;
податковий номер (реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб — платників податків) (РНОКПП).
Для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган, проставляється слово "ВІДМОВА".
До безконтактного електронного носія, який міститься у паспорті, вноситься:
інформація, зазначена в зоні візуальної перевірки паспорта;
біометричні дані
параметри особи (відцифрований образ обличчя особи, відцифровані відбитки пальців рук (за згодою особи) та засоби електронного цифрового підпису (для громадян України, які досягли вісімнадцятирічного віку);
додаткова змінна інформація (про місце проживання, про народження дітей, про шлюб і розірвання шлюбу, про зміну імені, у разі наявності - реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), а у разі відмови від його прийняття - проставляється слово "ВІДМОВА").
Бланки ID-паспорта не містять серії, а номер паспорта складається з дев'яти цифр.
При цьому унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (УНЗР) містить тринадцять цифр, який представлений двома послідовностями з восьми та п'яти цифр, розділених текстовим символом "-".
Інформація про реєстрацію місця проживання особи не зазначається в зоні візуальної перевірки паспорта громадянина України, а вноситься до безконтактного електронного носія, який імплантовано у паспорт та зберігається в архівах органів місцевого самоврядування (органів реєстрації). Особі за її вимогою органом реєстрації видається довідка про реєстрацію місця проживання - документ, який підтверджує реєстрацію місця проживання особи.
Технічний опис № 302 містить докладний огляд захисних елементів ID-паспорта. Важливо ознайомитися з ними, щоб уникнути прийняття на роботу осіб із підробленими документами.
У разі надання кандидатом при працевлаштуванні ID-паспорта немає потреби додатково вимагати від працівника довідку про присвоєння податкового номера, видану структурним підрозділом ДФС.
Інформацію про повну (скорочену) назву структурних підрозділів апарату Державної міграційної служби (територіальних органів та територіальних підрозділів України, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери її управління, та відокремлених робочих місць) на ID-паспорті позначено кодом із чотирьох цифр; Ії кадровик може отримати у розділі «Відкриті дані» на сайті Державної міграційної служби України. Для цього потрібно завантажить «Довідник кодів та назв структурних підрозділів апарату, територіальних органів та територіальних підрозділів ДМС України, установ, що належать до сфери її управління, та відокремлених робочих місць» та за кодом визначте назву установи, що видала ID-паспорт.
Для зчитування даних з безконтактного електронного носія потрібно мати мобільний пристрій з ОС Android, який підтримує технологію NFC, або стаціонарний комп’ютер та спеціальний рідер. Завантажити необхідне програмне забезпечення можна на сайті Поліграфкомбінату «Україна» або Державної міграційної служби України.
У разі відсутності таких можливостей пропонуємо працівнику отримати витяг з Реєстру № 5492 (надається безкоштовно; п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону України від 20.11.2012 р. № 5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» (Закон, Реєстр №5492). Кадрову документацію будемо заповнювати згідно з наданим витягом.
Доцільно зробити копії лицьової та зворотної сторін ID-паспорта, до особової справи додати витяг з Реєстру № 5492 (за наявності).
Ст.інспектор ГУ Державної служби
України з питань праці в Одеській області І.Б.Сорокін